Een club die al bestaat overzetten, zonder vervelende avond
Begin met de ledenlijst, want daar hangt de rest aan, en doe het vanuit de spreadsheet die je toch al bijhoudt. Tot 16 deelnemers per evenement is gratis en de ledenlijst is gratis hoe groot ook, dus een hele club kan overgezet worden en een seizoen draaien voordat iemand om geld gevraagd wordt.
Begin met de ledenlijst, vanuit de spreadsheet die je toch al bijhoudt.
Begin met de ledenlijst
De ledenlijst wordt geïmporteerd uit een spreadsheet met vijf kolommen: e-mailadres, voornaam, achternaam, lidmaatschapssoort en je eigen referentie, het nummer waaronder je bestaande administratie elk lid al kent. Er gaan tweehonderd regels tegelijk in, en er is een voorbeeld voordat er iets verstuurd wordt.
Het voorbeeld zegt wat elke regel gaat doen: een goed adres dat nog niet uitgenodigd is, iets wat geen adres is, een dubbele in je eigen lijst, iemand die deze club al uitgenodigd heeft, en iemand die al lid is. Wat het nooit zegt is of een adres al een account op SetMatcher heeft: dat is aan die persoon zelf, niet aan het bestuur.
Niemand wordt ongemerkt aangemeld
Een import verstuurt uitnodigingen. Hij maakt geen accounts aan en geen lidmaatschappen: iemand wordt lid van je club als hij met zijn eigen account aanvaardt, en tot die tijd is de regel een uitnodiging met een status. Een uitnodiging kan openstaan, aanvaard zijn, geweigerd zijn, of door het bestuur ingetrokken zijn.
Daar moet je rekening mee houden: op de dag dat je importeert is je ledenlijst leeg en je uitnodigingenlijst vol, en hij vult zich de twee weken daarna terwijl mensen antwoorden. Importeer één keer, ruim voor het seizoen, en niet de avond voor de eerste wedstrijd.
Je eigen lidmaatschapssoorten, en je eigen uiterlijk
Benoem de lidmaatschapssoorten voordat je importeert, want elke regel draagt er een. Elke club doet dit anders, dus er is geen vaste lijst: senior, junior, doordeweeks, erelid, wat je eigen statuten ook zeggen. Een soort die leden nog hebben kan niet verwijderd worden, en dat is de enige regel die het scherm afdwingt.
Dan het uiterlijk. Upload het clublogo en een omslagfoto, als PNG-, JPEG- of WebP-bestanden tot twee megabyte, en kies een van vier kleurthema’s. Er is bewust geen vrije kleurkiezer en geen lettertypekeuze: elke clubpagina blijft leesbaar en ziet er nog steeds uit als deel van dezelfde site, en dat is wat een onbekende de pagina waarop hij belandt laat vertrouwen.
Dan pas het spelen, niet eerder
Als de mensen op de ledenlijst staan, maak dan de groepen die de club echt heeft: de dinsdagavond, de jeugdafdeling, de competitieselectie. Een groep die elders op SetMatcher al draait kan aan de club overgedragen worden in plaats van opnieuw opgebouwd, en de overdracht verandert niets tot de club hem aanvaardt.
Vanaf dat punt bouwt de ranglijst zichzelf op. Uitslagen uit elke groep die de club bezit voeden één ranglijst per sport, dus een lid dat in drie van die groepen speelt staat er één keer in, met alles wat hij gespeeld heeft. Er hoeft niets opnieuw ingevoerd te worden, en een club die in oktober overkomt heeft met Kerst een zinnige ranglijst.
Wat je hierna kunt lezen
Meer over de onderwerpen waarover je net hebt gelezen.
Je eerste wedstrijd is één tik weg.
Gratis voor spelers. Clubs krijgen een ledenregister, een parkkaart, baanreserveringen en lessen.